Como ya sabrán, la información es el activo más valioso de cada empresa, por lo que es crucial gestionar esa información de manera eficaz. Muchas empresas tienen varios documentos, recibos y registros importantes que deben ser almacenados. Cuando una empresa tiene archivos antiguos que deben ser guardados, pueden utilizar un almacén de registros para guardar su información de forma segura.
De hecho, hay muchos beneficios al almacenar sus registros en una instalación de almacenamiento fuera de las instalaciones: guardar de forma segura todos los registros importantes, localizar rápidamente los registros importantes, asegurar todos los datos confidenciales, almacenar adecuadamente todos los documentos en papel (protegiéndolos de los daños causados por el agua o el fuego), producir documentos digitales para hacer copias de seguridad y mucho más.
Como ventaja añadida, las empresas que utilizan un almacén de discos utilizan el espacio ahorrado para cosas más productivas, como artículos que producen ingresos. Una instalación de almacenamiento de registros fuera de las instalaciones es una gran manera de eliminar las pilas de papel de su espacio de oficina y al mismo tiempo poder conservar copias en papel de sus documentos.
Cuando busque un almacén, asegúrese de investigar sobre negocios rentables que estén asegurados, afianzados y con supresión de incendios. La instalación no debe almacenar materiales peligrosos o inflamables. Como empresa, puede pedir referencias a la instalación para asegurarse de que elige la instalación de almacenamiento de registros adecuada. La instalación proporcionará entonces información sobre los servicios que se adaptan a su empresa y las soluciones para su situación de almacenamiento.
La instalación de almacenamiento adecuada marcará sus registros con un código de barras que se utilizará para rastrear sus documentos en tiempo real. También deberían poder devolverle sus documentos cuando los necesite, de forma regular, o destruirlos en el lugar si es necesario. Debe tener la seguridad de que sus documentos se mantendrán confidenciales durante todo el proceso, y confiar en que la instalación los manejará adecuadamente sin perder el valioso tiempo de su empleado. Sus archivos deben ser guardados en un área climatizada para preservarlos, sin importar el tiempo que los guarden. La instalación debe estar preparada para cualquier desastre natural para que tenga la tranquilidad de que sus documentos están seguros incluso en un huracán o un terremoto. Por último, la instalación debe tener seguridad las 24 horas del día y medidas de seguridad adicionales para que su información se mantenga adecuadamente.
Si está buscando una instalación de almacenamiento de discos de buena reputación, Salumatics ofrece muchos paquetes profesionales a un precio asequible. Nuestro equipo utiliza las tecnologías más avanzadas y la experiencia logística para rastrear, monitorear, controlar el clima y asegurar completamente sus documentos. Tanto si busca almacenar, recuperar, devolver, acceder o deshacerse de sus documentos, Salumatics le garantiza que tiene la experiencia logística adecuada para cumplir y superar sus objetivos empresariales. Nuestras instalaciones de almacenamiento tienen tecnología y sistemas avanzados que le permiten acceder a los registros cuando los necesite. Nuestro equipo codifica los códigos de barras, escanea y coloca sus cajas en un estante avanzado que asegura que sean rastreadas y buscadas. Si necesita acceso a archivos interactivos, nuestro equipo puede escanear y almacenar cada archivo y hacer que el acceso y la recuperación de documentos sea completamente online.
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