Dado que muchas empresas y personas recurren a los documentos digitales para optimizar su sistema de almacenamiento, es una buena idea mantener los documentos en papel en un centro de almacenamiento de registros externo.
Los registros digitales son beneficiosos para quienes archivan, administran y organizan una gran cantidad de datos. Al mismo tiempo, a menudo es necesario utilizar documentos de papel, por lo que es importante pensar en almacenar esos documentos, que pueden contener información confidencial. Por ejemplo, las copias originales de contratos, archivos y datos financieros suelen estar en papel.
El almacenamiento de registros fuera de las instalaciones ofrece varios beneficios, entre ellos la protección segura, la liberación de espacio de oficina y la reducción de costos. También hay muchas obligaciones legales relativas a la gestión de documentos que establecen que una industria debe conservar las copias impresas originales de ciertos documentos.
Algunos documentos también deben guardarse permanentemente, entre los que se incluyen:
- Declaraciones de impuestos y auditorías anuales
- Certificados de acciones y bonos
- Registros de salud
- Registros de poderes o testamentos
- Certificados de nacimiento de la familia, registros de adopción y custodia, así como copias de los certificados de defunción
- Títulos y escrituras, archivos de empleo/personal
- Formularios de impuestos, registros de impuestos de los empleados y solicitudes de empleo
Muchos otros documentos deben guardarse permanentemente en un almacén de registros fuera de las instalaciones, dependiendo de la industria específica. Sin embargo, todas las industrias necesitan mantener información financiera importante, de clientes y empleados. Los artículos que se conservan durante períodos más largos demuestran la propiedad, los títulos y las escrituras, así como los archivos relacionados con los impuestos o el empleo, que las leyes federales y estatales exigen que se conserven.
Algunos documentos deben guardarse temporalmente y pueden ser eliminados de manera segura más adelante, incluso:
- Talones de cheque de un año y hasta que se reciban los formularios W-2 o 1099.
- Formularios W-2 o 1099 durante siete años.
- Las cuentas de la casa por un año.
- Negocios o facturas relacionadas con los negocios durante siete años
- Todos los estados de cuenta de las hipotecas hasta un año.
- Estado de los fondos mutuos hasta el final del año, cuando pueden ser verificados y reconciliados.
- Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito de un año
- Recibos de gastos deducibles de impuestos por siete años
Una vez más, puede haber más documentos que deberían guardarse en un almacén de registros externo, dependiendo de la industria. Los artículos con una vida útil más corta pueden incluir proyectos no vendidos. Para estar seguros, siempre es mejor mantener los datos confidenciales más tiempo que el plazo sugerido.
Cuando se deshaga de los documentos, asegúrese de que se destruyan de forma segura. Destruir los registros antiguos evita que los datos sensibles, la información de los clientes, los datos de los seguros y otra información confidencial caigan en las manos equivocadas. Los servicios de trituración de registros pueden ayudar a las instalaciones a reducir la responsabilidad, aumentar la productividad y, al mismo tiempo, ayudar al medio ambiente y ahorrar dinero a su organización.
Algunos documentos pueden ser destruidos inmediatamente, incluyendo:
- Recibos de compras diarias que no son deducibles de impuestos
- Las garantías que han expirado
- Papeleo básico, como instrucciones y manuales de artículos que una persona ya no usa o posee
- Recibos verificados de cajeros automáticos, depósitos bancarios y recibos de tarjetas de crédito.
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