Cuando se optimiza el espacio de las oficinas de los bufetes de abogados, es beneficioso para los profesionales del derecho considerar la posibilidad de escanear los documentos comerciales.
Entre los beneficios de pasar a un sistema de gestión de registros electrónicos figuran menos archivos perdidos, un acceso más fácil a la información y los documentos, un menor desgaste de los documentos de archivo y un aumento del espacio de oficina para los productos que generan ingresos. La digitalización de documentos comerciales también puede eliminar los costos de almacenamiento y de mensajería, al tiempo que aumenta los plazos de entrega de los registros legales.
A menudo, los profesionales del derecho se encuentran rodeados de documentos en papel, ya sea información sobre los clientes o contratos diversos. Debido a los actos jurídicos y los estatutos centrados en la retención de registros, los abogados deben mantener estos documentos a mano durante varios años. Por ejemplo, la Ley de Limitaciones (2002) exige que los abogados mantengan los archivos durante un máximo de 15 años a partir de la fecha de cierre del caso. El Reglamento 9 del Colegio de Abogados del Alto Canadá; los párrafos 1 y 2 del artículo 23 exigen que los documentos se conserven durante un mínimo de seis y diez años, respectivamente. Además, la Ley del impuesto sobre la renta establece que los documentos del impuesto sobre la renta y otros materiales relacionados deben conservarse durante un mínimo de seis años.
Los profesionales del derecho tienen muchas opciones para sus necesidades de gestión de documentos. Las empresas pueden optar por mantener sus documentos en el lugar; sin embargo, ese espacio puede ahorrarse para otros productos generadores de ingresos, empleados u otras necesidades. Los documentos también pueden dejarse en un almacén externo. Una instalación de almacenamiento puede ayudar a los bufetes de abogados a adherirse a políticas defendibles que cumplan los requisitos normativos, de privacidad y de seguridad establecidos por la Law Society of Ontario. También puede reducir los costos, ya que permite a las empresas evitar los costos de descubrimiento y litigio de las violaciones legales y reglamentarias. Aunque el almacenamiento fuera de las instalaciones tiene muchos beneficios, también es inconveniente y difícil acceder a los documentos y recuperarlos, por lo que los profesionales deben considerar seriamente la posibilidad de escanear los documentos comerciales.
Los equipos jurídicos tienen acceso directo a los detalles del caso cuando eligen la digitalización de documentos comerciales, lo que es importante cuando se examinan los casos actuales y se comparan los datos entre los casos actuales y los cerrados. Además, los equipos encargados de hacer cumplir la ley pueden cruzar fácilmente los datos de los casos con el equipo jurídico a fin de colaborar eficazmente. La posibilidad de colaborar en distintos lugares geográficos es útil para determinar si alguna prueba del caso anterior coincide con su labor de investigación, o cuando se trabaja y se gestiona el volumen de casos con otras partes interesadas en el proceso jurídico. La digitalización de documentos comerciales garantiza que un documento seguirá existiendo cuando se lo necesite, y es mucho más probable que se encuentre el documento.
Como se ha señalado anteriormente, los bufetes de abogados también pueden ahorrar una cantidad importante de espacio dentro de sus oficinas al tiempo que almacenan los documentos en una red segura. Utilizando la tecnología más avanzada para racionalizar y acceder a la información, los bufetes de abogados pueden reducir considerablemente sus costos a largo plazo. Según Law Technology Today, el costo de mantenimiento de los documentos en papel para un bufete típico de 75 abogados puede llegar a ser de 362.760 dólares; potencialmente más si se tiene en cuenta el tiempo de los empleados y los costos de almacenamiento.
Los bufetes de abogados que se ven atrapados en un sistema de gestión de documentos en papel son menos eficientes y menos rentables, por lo que tiene sentido elegir la digitalización de documentos comerciales y triturar el mayor número posible de documentos. Al digitalizar los registros, los bufetes de abogados aumentan su eficiencia centrándose en los procesos comerciales básicos y mejorando el aprovechamiento de sus inversiones en tecnología.
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