El uso de documentos y archivos en papel por un profesional del derecho es una necesidad. Ya sea información del cliente o varios contratos, les ayuda a construir y ganar casos. El escaneado de documentos empresariales ofrece a los bufetes de abogados el beneficio de ahorrar tiempo, espacio y mejorar la colaboración, entre otros.
Por qué los bufetes de abogados deberían pasar a la digitalización de documentos de empresa
Los profesionales del derecho a menudo se encuentran rodeados de archivos y documentos de papel. Debido a los actos jurídicos y los estatutos centrados en la retención de registros, los abogados deben mantener estos documentos a mano durante varios años. Por ejemplo, la Ley de limitaciones (2002) exige que los abogados conserven los archivos durante un máximo de 15 años a partir de la fecha de cierre del caso. El Reglamento 9 del Colegio de Abogados del Alto Canadá; los párrafos 1 y 2 del artículo 23 exigen que los documentos se conserven durante un mínimo de seis y diez años, respectivamente. Además, la Ley del impuesto sobre la renta establece que los documentos del impuesto sobre la renta y otros materiales conexos deben conservarse por lo menos durante seis años. El escaneo de documentos de la empresa es una solución fácil.
Acceso:
El escaneo de documentos empresariales crea y almacena copias digitales de los archivos en una ubicación centralizada. Esto facilita la colaboración entre las personas, ya que tendrán los documentos disponibles como y cuando los necesiten. Además, también facilita las referencias cruzadas y la comparación.
Aumentar la productividad:
La búsqueda de archivos en papel ocupa mucho tiempo de un empleado. La digitalización de documentos de la empresa hace que el proceso de búsqueda y obtención de documentos e información sea más rápido y fácil. Además, también son fáciles de compartir y modificar, lo que ahorra a los profesionales del derecho un tiempo valioso.
Colaboración efectiva:
Los archivos digitales ayudan a la colaboración entre diferentes lugares geográficos. Es útil para determinar si alguna prueba del caso pasado coincide con la labor de investigación actual, o para trabajar y gestionar el volumen de casos con otras partes interesadas en el proceso jurídico. La digitalización de documentos comerciales garantiza que un documento seguirá existiendo cuando sea necesario y que se podrá encontrar con facilidad.
Espacio de oficina:
Muchos profesionales del derecho y bufetes de abogados almacenan documentos en papel en sus oficinas. No sólo ocupa un espacio que podría ser utilizado para ampliar su equipo, sino que también crea un desorden que afecta directamente a la productividad. El escaneo de documentos empresariales libera espacio de oficina que puede servir para una actividad más productiva.
Ahorro en el costo de almacenamiento:
Las instalaciones de almacenamiento fuera de las instalaciones podrían almacenar documentos, lo que elimina la necesidad de espacio de almacenamiento para oficinas. Esas instalaciones permiten que un bufete de abogados se adhiera a diferentes reglamentos y políticas. Sin embargo, la accesibilidad y la recuperación de documentos se vuelve inconveniente. Además, también puede resultar costoso. De acuerdo con Law Technology Today, el costo de mantener documentos en papel para una firma típica de 75 abogados puede llegar a ser de hasta 362.760 dólares por año.
Cómo puede ayudar la Salumática
Salumatics ha estado ofreciendo servicios de escaneo e imágenes de documentos empresariales durante más de 25 años. El escaneo de documentos también puede eliminar los costes de almacenamiento y de mensajería, a la vez que disminuye los tiempos de entrega de los registros legales.
Con los procesos personalizables de Salumatics, puede encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades. La digitalización de todos los documentos con nuestro servicio de escaneo de documentos y la destrucción de los archivos innecesarios con nuestro servicio de destrucción segura no sólo aumentará su productividad, sino que también reducirá los tiempos de entrega. Salumatics proporciona soluciones y experiencia en la transformación de datos y puede ayudar a su empresa a realizar el cambio deseado. Podemos convertir más de 10 millones de documentos al mes utilizando escáneres de alta velocidad y tecnología de procesos de flujo de trabajo personalizados.
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