Si se ha encontrado con un entorno de oficina, es probable que haya visto una destructora de papel de oficina. Parecen ser la solución perfecta para la creciente pila de papel que tiene escondida en su oficina o en su casa, pero ¿lo son? Suponen múltiples amenazas para una organización de las que quizá no sea consciente. Antes de invertir en uno, lea a continuación para conocer las amenazas y los retos que plantean.
Espacio de oficina dedicado:
Una destructora de papel de oficina, aunque no es grande, requiere un espacio dedicado cerca de una toma de corriente, preferiblemente en un lugar tranquilo. Esto permite triturar sin obstaculizar la productividad o el espacio de trabajo de un empleado.
La hora:
El30% de los trabajosde impresión ni siquiera se recogen de la impresora. Teniendo en cuenta que un oficinista medio utiliza 10.000 hojas de papel al año, esta cifra es muy elevada.
Una destructora de oficina estándar puede destruir una media de 15 hojas de papel a la vez. Además, requiere que un empleado dedique su tiempo a triturar los documentos. Esto podría requerir horas de su valioso tiempo que podrían haber dedicado a las tareas principales del negocio.
Quitar las grapas, las anillas metálicas y los clips antes de introducir los documentos en la destructora lleva más tiempo.
El coste:
El coste de una trituradora de oficina duradera oscila entre los 200 y los 10.000 dólares, por lo que puede no parecer una compra excesivamente cara. Sin embargo, los costes asociados a una trituradora de oficina van más allá del precio inicial.
El aceite y las bolsas de la trituradora deben mantenerse siempre en stock para evitar cualquier daño.
La vida media máxima de una trituradora de oficina es de 36 meses. Puede durar más o menos, dependiendo de la frecuencia de uso. El coste de mantenimiento debe tenerse en cuenta para toda la maquinaria, y una destructora no es una excepción.
Un accidente o la falta de mantenimiento regular pueden hacer que una destructora se averíe por completo, en cuyo caso sería necesario un servicio completo para arreglarla o una sustitución. Además de los costes asociados a esto, también está el coste de conseguir un medio alternativo para triturar papel durante el proceso de reparación/sustitución.
Dedicar una hora diaria equivale a dedicar más de media semana de tiempo de la empresa al mes a la trituración.
Riesgo para la salud y la seguridad:
Las laceraciones producidas por las cuchillas metálicas y los dedos cortados son las lesiones más comunes que se producen con una destructora de papel.
Intentar eliminar los atascos de papel sin desenchufar primero la máquina también provoca múltiples lesiones. Además, si una destructora y su cable de alimentación se colocan en una zona de mucho tránsito peatonal, puede provocar tropiezos y las consiguientes lesiones.
Peligros de incendio:
Un problema común de la trituradora de oficina es el sobrecalentamiento. Esto puede deberse a muchos factores.
En caso de atasco, una destructora puede sobrecalentarse fácilmente, y el motor puede quemarse. Una trituradora automática que se deja enchufada puede provocar un incendio eléctrico. Como el motor de una destructora de papel es pequeño, necesita un periodo de descanso frecuente para evitar el sobrecalentamiento.
Los residuos triturados deben vaciarse con regularidad, junto con el polvo acumulado, ya que ambos pueden provocar un incendio.
Además, si no se retiran las grapas, los clips y las anillas metálicas del papel antes de introducirlo en la destructora, puede producirse un atasco que también puede provocar un incendio.
La seguridad:
La mayoría de las destructoras de oficina trituran los documentos de papel en tiras verticales que se pueden volver a montar fácilmente. Esto hace que la empresa sea susceptible de sufrir una violación de datos que le cueste a la empresa una media de 3,86 millones de dólares.
Además, también ha aumentado el riesgo de infracción interna, ya que, por lo general, se encarga a un empleado la tarea de triturar el papel. Esto acaba dejando en sus manos información confidencial y sensible.
Eliminación:
Muchas veces, las empresas no son conscientes de lo que ocurre con el papel triturado una vez que sale del edificio. Si no se toman las medidas de reciclaje adecuadas, el papel triturado puede acabar en los vertederos, lo que no es bueno para el medio ambiente ni para la privacidad de los datos. La eliminación insegura puede poner todos sus datos en manos de un buceador de basureros y dejarle vulnerable a las violaciones de datos y de seguridad.
Empiece a proteger sus datos
Entonces, ¿cómo puede destruir sus documentos sin tener que preocuparse por los riesgos asociados?
Una empresa de destrucción profesional puede evitarle todos los inconvenientes de una trituradora de papel de oficina. Si tiene en cuenta el coste y el tiempo asociados a una trituradora de oficina, le conviene contratar a una empresa de trituración comercial. El programa We-Cycle de Salumatics le garantiza que no tendrá que preocuparse por la seguridad desde el momento en que sus archivos salgan de sus manos. Cuando destruimos documentos, nos aseguramos de que el 100% de ellos se reciclen en papel nuevo. Además, hacemos que nuestro servicio sea accesible para todos con nuestra estructura de precios sin complicaciones. Para saber más, visite la página de We-Cycle.