Comme vous le savez peut-être, l'information est l'actif le plus précieux de chaque entreprise, ce qui signifie qu'il est crucial de la gérer efficacement. De nombreuses entreprises possèdent divers documents, reçus et dossiers importants qui doivent être conservés. Lorsqu'une entreprise possède de vieux dossiers qui doivent être conservés, elle peut utiliser une installation de stockage des dossiers pour conserver ses informations en toute sécurité.
En fait, il y a de nombreux avantages à stocker vos documents dans une installation de stockage hors site : conservation sécurisée de tous les documents importants, localisation rapide des documents importants, sécurisation de toutes les données confidentielles, stockage approprié de tous les documents papier (en les protégeant des dégâts des eaux ou du feu), production de documents numériques pour la sauvegarde et bien plus encore.
En outre, les entreprises qui utilisent un entrepôt de disques utilisent l'espace ainsi économisé pour des choses plus productives, comme des articles générateurs de revenus. Une installation de stockage des documents hors site est un excellent moyen d'éliminer les piles de papier de votre espace de travail tout en pouvant conserver des copies papier de vos documents.
Lorsque vous recherchez une installation de stockage, assurez-vous de rechercher des entreprises rentables qui sont assurées, cautionnées et protégées contre les incendies. L'installation ne doit pas stocker de matières dangereuses ou inflammables. En tant qu'entreprise, vous pouvez demander à l'établissement des références pour vous assurer que vous choisissez le bon établissement de stockage de documents. L'installation fournira ensuite des informations sur les services qui conviennent à votre entreprise et les solutions à votre situation de stockage.
L'installation de stockage appropriée marquera vos dossiers avec un code barre qui sera utilisé pour suivre vos documents en temps réel. Ils devraient également être en mesure de vous restituer vos documents en cas de besoin, sur une base régulière, ou de les détruire sur place si nécessaire. Vous devez avoir l'assurance que vos documents resteront confidentiels tout au long du processus et que l'établissement les traitera correctement sans faire perdre le temps précieux de votre employé. Vos dossiers doivent être conservés dans une zone climatisée pour les préserver, quelle que soit la durée de leur conservation. L'installation doit être préparée à toute catastrophe naturelle afin que vous ayez l'esprit tranquille et que vos documents soient en sécurité même en cas d'ouragan ou de tremblement de terre. Enfin, l'installation doit être sécurisée 24 heures sur 24 et des mesures de sécurité supplémentaires doivent être mises en place pour que vos informations soient correctement conservées.
Si vous recherchez une installation de stockage de documents de bonne réputation, Salumatics propose de nombreux forfaits professionnels à un prix abordable. Notre équipe utilise les technologies les plus avancées et son expertise logistique pour suivre, surveiller, contrôler le climat et sécuriser totalement vos documents. Que vous souhaitiez stocker, récupérer, retourner, consulter ou éliminer vos documents, Salumatics vous garantit qu'elle dispose de l'expertise logistique nécessaire pour atteindre et dépasser vos objectifs commerciaux. Nos installations d'entreposage sont dotées de technologies et de systèmes avancés qui vous permettent d'accéder aux dossiers lorsque vous en avez besoin. Notre équipe code-barres, scanne et place vos boîtes sur des rayonnages avancés qui assurent leur suivi et leur recherche. Si vous avez besoin d'un accès interactif aux fichiers, notre équipe peut scanner et stocker chaque fichier et rendre l'accès et la recherche de documents entièrement en ligne.
Pour en savoir plus ou obtenir un devis gratuit, contactez l'un de nos représentants ou cliquez ici.