Comme de nombreuses entreprises et personnes se tournent vers les documents numériques pour optimiser leur système de stockage, c'est une bonne idée de conserver les documents papier dans une installation de stockage des documents hors site.
Les documents numériques sont utiles à ceux qui classent, gèrent et organisent une grande quantité de données. Dans le même temps, il est souvent nécessaire d'utiliser des documents papier, d'où l'importance de réfléchir au stockage de ces documents, qui peuvent contenir des informations confidentielles. Par exemple, les copies originales des contrats, des dossiers et des données financières sont généralement en format papier.
Le stockage de documents hors site offre plusieurs avantages, notamment une protection sûre, la libération d'un espace de bureau et la réduction des coûts. Il existe également de nombreuses obligations légales concernant la gestion des documents qui stipulent qu'une industrie doit conserver les copies papier originales de certains documents.
Certains documents doivent également être conservés en permanence, notamment
- Déclarations fiscales et contrôles annuels
- Certificats d'actions et d'obligations
- Dossiers de santé
- Actes de procuration ou de testament
- Certificats de naissance de la famille, dossiers d'adoption et de garde des enfants ainsi que copies des certificats de décès
- Titres et actes, dossiers d'emploi/personnel
- Formulaires fiscaux, dossiers fiscaux des employés et demandes d'emploi
De nombreux autres documents doivent être conservés en permanence dans une installation de stockage de documents hors site, en fonction du secteur d'activité concerné. Cependant, tous les secteurs d'activité doivent conserver des informations importantes sur les finances, les clients et les employés. Les objets qui sont conservés pendant une période plus longue prouvent la propriété, les titres et les actes, ainsi que les dossiers relatifs aux impôts ou à l'emploi, qui doivent être conservés en vertu des lois fédérales et des États.
Certains documents doivent être conservés temporairement et peuvent être éliminés de manière sûre par la suite, notamment :
- Les talons de chèque de paie pour un an et jusqu'à la réception des formulaires W-2 ou 1099.
- Les formulaires W-2 ou 1099 pendant sept ans.
- Les projets de loi de la Chambre pour un an.
- Les entreprises ou les factures liées aux entreprises pendant sept ans
- Tous les relevés d'hypothèque pour une durée maximale d'un an.
- Le relevé des fonds communs de placement jusqu'à la fin de l'année où ils peuvent être vérifiés et rapprochés.
- Relevés bancaires et relevés de cartes de crédit pour un an
- Recettes de dépenses déductibles des impôts pendant sept ans
Là encore, il se peut que d'autres documents doivent être conservés dans une installation de stockage de documents hors site, selon le secteur d'activité. Les articles ayant une durée de vie plus courte peuvent comprendre des projets invendus. Pour être sûr, il est toujours préférable de conserver les données confidentielles plus longtemps que le délai suggéré.
Lorsque vous vous débarrassez de documents, assurez-vous qu'ils sont bien détruits. Le déchiquetage des vieux dossiers permet d'éviter que des données sensibles, des informations sur les clients, des données d'assurance et d'autres informations confidentielles ne tombent entre de mauvaises mains. Les services de broyage de documents peuvent aider les installations à réduire leur responsabilité, à augmenter leur productivité, tout en aidant l'environnement et en permettant à votre organisation de réaliser des économies.
Certains documents peuvent être détruits immédiatement, notamment
- Reçus d'achats courants non déductibles
- Garanties expirées
- les documents de base, tels que les instructions et les manuels relatifs aux articles qu'une personne n'utilise plus ou ne possède plus
- Bons de caisse, bordereaux de dépôt bancaire et reçus de cartes de crédit vérifiés
Salumatics propose de nombreux forfaits professionnels à un prix abordable. Notre équipe utilise les technologies les plus avancées et son expertise logistique pour suivre, surveiller, contrôler le climat et sécuriser totalement vos documents. Si vous avez besoin d'un accès interactif aux fichiers, notre équipe peut scanner et stocker chaque fichier et rendre l'accès et la recherche de documents entièrement disponibles en ligne. Cliquez ici ou obtenez un devis gratuit pour démarrer votre projet de stockage de documents hors site.