De nombreuses entreprises et organisations ont compris que les documents numériques peuvent leur faire gagner du temps et de l'argent. Choisir une entreprise de solutions de numérisation de documents pour fournir un service qui répond aux besoins spécifiques d'une entreprise est beaucoup plus facile que la numérisation automatique.
Les entreprises doivent tenir compte de l'expérience et de l'expertise du fournisseur lorsqu'elles choisissent un service, ce qui est plus important qu'un fournisseur disposant de la technologie et de l'équipement adéquats. Le fournisseur doit être prêt à offrir un ensemble de services et de prestations adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les professionnels de la numérisation de documents qui ont l'expertise nécessaire pour comprendre la gestion des documents et des informations et le secteur spécifique fourniront de véritables solutions qui répondront aux besoins à long terme d'une entreprise en matière de gestion de documents. Pour déterminer si un fournisseur est le mieux adapté, demandez-lui des références de clients du même secteur d'activité.
Par exemple, Salumatics sait que la conversion d'informations, de documents et de dossiers sensibles nécessite à la fois une expertise et une expérience de la gestion des informations dans une variété de formats. L'entreprise peut convertir plus de 10 millions de documents par mois en utilisant des scanners à grande vitesse de pointe et une technologie de processus de travail personnalisée. Salumatics travaille avec diverses entreprises depuis plus de deux décennies, convertissant des informations sensibles avec la formation, la documentation et la validation de qualité appropriées.
Il est également important de rechercher les services offerts par une entreprise de solutions de numérisation de documents. Certains fournisseurs se contentent de scanner des documents et de les fournir sous forme de CD, tandis que d'autres proposent différents services d'imagerie documentaire qui rendent la gestion des documents plus rapide et plus facile. Là encore, les entreprises devraient chercher un fournisseur qui propose des solutions d'imagerie personnalisées. Les meilleurs fournisseurs proposent des logiciels de gestion électronique de documents (GED) pour stocker et organiser les fichiers d'une entreprise. Ce type d'automatisation du flux de travail des documents permet une récupération rapide sur le bureau, un accès simultané des utilisateurs et d'autres possibilités pour rationaliser le processus de flux de travail et accroître l'efficacité.
Par exemple, Salumatics exploite un centre de données de niveau II offrant l'hébergement, la sauvegarde et la récupération des données, ainsi que l'accès à SaluVision, une application de GED. Le centre de données de Salumatics offre à plusieurs utilisateurs simultanés un accès sécurisé et instantané à leurs données 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Enfin, la meilleure entreprise de solutions de numérisation de documents propose différentes méthodes pour vérifier que toutes les informations ont été saisies avec précision et répondent à des normes de qualité strictes, tout en mettant l'accent sur les mesures de sécurité. Le fournisseur doit effectuer divers contrôles d'assurance qualité tout au long du processus de numérisation. Tout en effectuant ces tests, il doit également s'assurer qu'il prend au sérieux la protection de la vie privée. Les documents qui sont scannés localement sont plus sûrs que ceux qui sont envoyés à l'étranger à un tiers. La bonne entreprise doit récupérer, scanner et stocker les documents dans une installation dotée de systèmes de contrôle de la sécurité. Les spécialistes du scannage doivent également être formés et contrôlés avant d'être engagés.
Plus précisément, le personnel de Salumatics est spécifiquement formé aux exigences en matière de protection de la vie privée et de sécurité et fait l'objet d'une vérification de sécurité et de casier judiciaire avant l'embauche. L'équipe suit des protocoles éprouvés dans le traitement sécurisé des informations, documents et dossiers sensibles des clients. Après la conversion, Salumatics élimine et/ou détruit les informations confidentielles selon les instructions des clients et les exigences réglementaires.
Le fait de savoir quelles questions poser aidera toute entreprise à choisir une société de solutions de numérisation de documents qui offre des services personnalisés et les meilleures options de conversion pour son activité.
Voici quelques questions rapides à poser à un prestataire pour vous assurer de choisir le meilleur :
- Le prestataire peut-il adapter ses services aux besoins de votre entreprise ?
- Comment le fournisseur convertit-il les documents scannés de votre entreprise ? (Dans quel format ? )
- Est-ce qu'ils scannent sur place ou hors site (êtes-vous sûr qu'ils ont des mesures de sécurité pour protéger vos documents importants ?)
- L'entreprise de scannage et ses employés sont-ils crédibles et dignes de confiance ?
- L'entreprise respecte-t-elle les lois relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité des données ?
Salumatics propose des formules personnalisées pour aider les entreprises à se développer. Pour en savoir plus sur Salumatics en tant que société de solutions de numérisation de documents, cliquez ici, contactez l'un de nos représentants ou contactez notre équipe sur les médias sociaux.