Lorsque l'on optimise l'espace de bureau pour les cabinets d'avocats, il est avantageux pour les professionnels du droit d'envisager la numérisation de documents commerciaux.
Les avantages du passage à un système de gestion électronique des documents sont notamment la réduction du nombre de dossiers perdus, un accès plus facile aux informations et aux documents, une usure moindre des documents d'archives et une augmentation de l'espace de bureau pour les produits générateurs de revenus. La numérisation des documents commerciaux peut également éliminer les coûts de stockage et de messagerie, tout en augmentant les délais d'approvisionnement des documents juridiques.
Souvent, les professionnels du droit se retrouvent entourés de documents papier, qu'il s'agisse d'informations sur les clients ou de contrats divers. En raison des actes juridiques et des règlements axés sur la conservation des dossiers, les avocats doivent conserver ces documents pendant plusieurs années. Par exemple, la loi sur la prescription (2002) exige que les avocats conservent les dossiers pendant une période maximale de 15 ans à compter de la date de clôture de l'affaire. Le règlement n° 9 du Barreau du Haut-Canada, section 23(1) et section 23(2), exige que les documents soient conservés pendant au moins six et dix ans respectivement. En outre, la loi sur l'impôt sur le revenu stipule que les documents relatifs à l'impôt sur le revenu et autres documents connexes doivent être conservés pendant au moins six ans.
Les professionnels du droit disposent de nombreuses options pour répondre à leurs besoins en matière de gestion des documents. Les entreprises peuvent choisir de conserver leurs documents sur place ; toutefois, cet espace peut être réservé à d'autres produits générateurs de revenus, à des employés ou à d'autres besoins. Les documents peuvent également être laissés dans une installation de stockage hors site. Une installation de stockage peut aider les cabinets juridiques à adhérer à des politiques défendables qui répondent aux exigences réglementaires, de confidentialité et de sécurité définies par le Barreau de l'Ontario. Il peut également réduire les coûts car il permet aux cabinets d'éviter les frais de communication préalable et de litige en cas de violation des lois et règlements. Bien que le stockage hors site présente de nombreux avantages, il est également peu pratique et difficile d'accéder aux documents et de les récupérer, c'est pourquoi les professionnels devraient sérieusement envisager de scanner les documents commerciaux.
Les équipes juridiques ont un accès direct aux détails des affaires lorsqu'elles choisissent de scanner des documents commerciaux, ce qui est important pour l'examen des affaires en cours et la comparaison des données entre les affaires en cours et les affaires clôturées. En outre, les équipes chargées de l'application de la loi peuvent facilement recouper les données d'une affaire avec l'équipe juridique afin de collaborer efficacement. La possibilité de collaborer entre différents lieux géographiques est utile lorsqu'il s'agit de déterminer si des éléments de preuve d'une affaire passée correspondent à leur travail d'enquête, ou lorsqu'ils travaillent et gèrent la charge de travail avec d'autres parties prenantes du processus juridique. La numérisation de documents commerciaux garantit qu'un document existera toujours lorsqu'il sera nécessaire, et il est beaucoup plus probable que le document sera trouvé.
Comme indiqué précédemment, les cabinets d'avocats peuvent également économiser un espace important dans leurs bureaux tout en stockant les documents sur un réseau sécurisé. En utilisant les dernières technologies pour rationaliser et accéder aux informations, les cabinets juridiques peuvent réduire considérablement leurs coûts à long terme. Selon Law Technology Today, le coût de la conservation des documents papier pour un cabinet juridique typique de 75 avocats peut atteindre 362 760 dollars, voire davantage si l'on tient compte du temps des employés et des coûts de stockage.
Les cabinets d'avocats qui sont coincés avec un système de gestion des documents papier sont moins efficaces et moins rentables, c'est pourquoi il est logique de choisir la numérisation des documents commerciaux et de déchiqueter le plus de documents possible. En numérisant les documents, les cabinets d'avocats augmentent leur efficacité en se concentrant sur les processus commerciaux essentiels et en améliorant l'effet de levier de leurs investissements technologiques.
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