L'utilisation de documents et de dossiers papier par un professionnel du droit est une nécessité. Qu'il s'agisse d'informations sur les clients ou de contrats divers, cela les aide à monter et à gagner des affaires. La numérisation des documents d'entreprise offre aux cabinets d'avocats, entre autres, l'avantage de gagner du temps et de l'espace et d'améliorer la collaboration.
Pourquoi les cabinets juridiques devraient passer à la numérisation des documents d'entreprise
Les professionnels du droit se retrouvent souvent entourés de dossiers et de documents papier. En raison des actes juridiques et des règlements axés sur la conservation des dossiers, les avocats doivent conserver ces documents pendant plusieurs années. Par exemple, la loi sur la prescription (2002) exige que les avocats conservent les dossiers pendant une période maximale de 15 ans à compter de la date de clôture de l'affaire. Le règlement n° 9 du Barreau du Haut-Canada ; l'article 23(1) et l'article 23(2) exigent que les documents soient conservés pendant au moins six et dix ans respectivement. En outre, la loi sur l'impôt sur le revenu stipule que les documents relatifs à l'impôt sur le revenu et autres documents connexes doivent être conservés pendant au moins six ans. La numérisation des documents d'entreprise constitue une solution simple.
Accès :
La numérisation des documents d'entreprise permet de créer et de stocker des copies numériques des fichiers dans un endroit centralisé. Cela facilite la collaboration entre les personnes, car elles peuvent disposer des documents au moment où elles en ont besoin. En outre, cela facilite les références croisées et les comparaisons.
Stimuler la productivité :
La recherche de dossiers papier prend beaucoup de temps à un employé. La numérisation et le balayage des documents de l'entreprise rendent le processus de recherche et d'obtention de documents et d'informations plus rapide et plus facile. En outre, ils sont également faciles à partager et à modifier, ce qui fait gagner un temps précieux aux professionnels du droit.
Collaboration efficace :
Les fichiers numériques facilitent la collaboration entre différents lieux géographiques. Il est utile pour déterminer si des éléments de preuve d'une affaire passée correspondent au travail d'enquête en cours, ou pour travailler et gérer la charge de travail avec d'autres parties prenantes dans le processus juridique. La numérisation de documents commerciaux garantit qu'un document existera toujours lorsque le besoin s'en fait sentir et qu'il pourra être trouvé facilement.
Espace de bureau :
De nombreux professionnels du droit et cabinets d'avocats stockent des documents papier dans leur bureau. Non seulement cela prend de l'espace qui pourrait être utilisé pour agrandir leur équipe, mais cela crée aussi un encombrement qui affecte directement la productivité. La numérisation des documents d'entreprise libère de l'espace de bureau qui peut servir à une activité plus productive.
Économie sur les coûts de stockage :
Des installations de stockage hors site pourraient stocker les documents, ce qui élimine le besoin d'espace de stockage dans les bureaux. Une telle installation permet à un cabinet d'avocats d'adhérer à différentes réglementations et politiques. Toutefois, l'accessibilité et la récupération des documents deviennent gênantes. En outre, cela peut également devenir coûteux. Selon Law Technology Today, le coût de la conservation des documents papier pour un cabinet juridique typique de 75 avocats peut atteindre 362 760 dollars par an.
Comment Salumatics peut aider
Salumatics propose des services de numérisation et d'imagerie de documents d'entreprise depuis plus de 25 ans. La numérisation de documents permet également d'éliminer les coûts de stockage et de messagerie, tout en réduisant les délais d'approvisionnement des documents juridiques.
Grâce aux processus personnalisables de Salumatics, vous pouvez trouver la solution qui répond le mieux à vos besoins. La numérisation de tous les documents grâce à notre service de numérisation de documents et le déchiquetage des fichiers inutiles grâce à notre service de déchiquetage sécurisé vous permettront non seulement d'augmenter votre productivité, mais aussi de réduire les délais d'exécution. Salumatics fournit des solutions et une expertise en matière de transformation des données et peut aider votre entreprise à prendre le virage souhaité. Nous pouvons convertir plus de 10 millions de documents par mois en utilisant des scanners à grande vitesse et une technologie de traitement des flux de travail personnalisée.
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