Es un hecho bien conocido que todas las empresas y corporaciones, sin importar el tamaño, almacenan información confidencial. Incluso cuando se pasa al almacenamiento electrónico de datos, muchas empresas siguen conservando archivos en papel. Ya se trate de documentos de clientes, archivos de recursos humanos de empleados, registros de nómina o información de tarjetas de crédito, es importante almacenar dichos archivos confidenciales en un lugar privado y seguro o destruirlos. ¿Pero por qué es tan importante destruir sus documentos confidenciales?
Aquí están las cuatro razones principales por las que las empresas deben pensar en la destrucción de documentos:
4. Implicaciones legales
Muchas leyes gobiernan los negocios cuando se trata de proteger la información de clientes y empleados, razón por la cual debería ser una de las principales prioridades para todos los negocios. Muchas leyes establecen explícitamente que ciertas empresas deben hacer esfuerzos razonables para deshacerse de dicha información. Si no lo hace, las empresas están sujetas a graves responsabilidades.
La Ley de Protección de Datos también establece que los residuos confidenciales, como los registros médicos, los datos salariales o los datos de dirección personal, deben ser eliminados legalmente de forma correcta. Por lo tanto, las empresas deben triturar estos documentos antes de tirarlos a la basura.
Una violación de datos, la liberación intencional o no intencional de información segura o privada/confidencial a un entorno no confiable, representa un riesgo legal para la empresa, pero también para su reputación. Si la información sensible se da a una fuente no confiable, puede dañar el nombre y la bien ganada reputación de una persona si esa información sensible se filtra al público.
La destrucción de documentos no sólo cumple con varias leyes, sino que también brinda tranquilidad a las empresas; de esta manera saben que la gente no está revisando su basura o vertederos para encontrar información confidencial sobre su negocio.
3. Espacio de almacenamiento físico limitado
Es un hecho simple que el papel ocupa mucho más espacio que los archivos digitales. Los paquetes de archivos no sólo representan un riesgo potencial, sino que también requieren archivadores grandes y voluminosos para almacenarlos. Al cambiar a los archivos digitales, las empresas pueden ahorrar espacio desechando el papeleo y haciendo que su entorno de trabajo sea más eficiente. Las empresas que tienen documentos antiguos y que ya no los necesitan también deberían pensar en descartar sus archivos, incluso si no quieren pensar en la conversión de documentos. La eliminación adecuada de los archivos puede ahorrar espacio en una oficina, limpiar el escritorio y hacer que el lugar de trabajo sea más limpio. Sin mencionar que el papel apilado alrededor de la oficina es el combustible perfecto para un incendio. Por lo tanto, en lugar de esperar a un posible desastre, la destrucción de documentos puede mantener a una empresa segura y protegida.
2. Un entorno más verde
En pocas palabras, la destrucción de documentos tiene un impacto positivo en el medio ambiente. ¿Cómo? En lugar de tirar papeles a la basura donde permanecerán por mucho tiempo, las compañías pueden ayudar a hacer el mundo un poco más verde reciclando el papel para conservar los recursos naturales, ahorrar energía, reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y mantener el espacio libre en los vertederos para otros tipos de basura que no se pueden reciclar. Las empresas pueden destacar sus credenciales ecológicas reciclando papel para demostrar a sus clientes y competidores que se preocupan por el medio ambiente. Los documentos triturados pueden ser entregados en un punto de reciclaje o recogidos por una empresa que presta servicios de trituración de documentos, como Salumatics.
1. Robo de información y confidencialidad
Según un artículo reciente escrito por MSN, el robo de identidad afecta a 11 millones de personas al año, a un costo de 54.000 millones de dólares.
Una compañía tiene información importante sobre sus clientes, clientes y empleados, como números de tarjetas de crédito, direcciones, información de contacto, salarios y otros datos, lo que la convierte en un blanco fácil para el robo de identidad. Cuando dicha información llega a manos de una fuente poco confiable, pueden utilizar deliberadamente la identidad de otra persona para obtener una ventaja financiera u obtener crédito y otros beneficios a nombre de esa persona; esto es robo de identidad.
El robo de identidad se está convirtiendo en un delito común con los delincuentes que buscan en los contenedores de basura para extraer información personal sobre otros, por lo que es crucial que las empresas descarten adecuadamente los documentos, ya que es más fácil que los delincuentes ataquen estos lugares. Un negocio es un jugador crucial en la minimización de esta preocupación estadística mediante el descarte seguro de sus documentos confidenciales.
Nuestro nuevo programa We-Cycle ofrece opciones rentables y seguras de destrucción de documentos para las empresas locales. Subvencionamos el costo de la destrucción segura de documentos porque nos apasiona ayudar al medio ambiente y a nuestra comunidad local. A su vez, recaudamos fondos para organizaciones benéficas en el campo de la salud, incluyendo la Health and Stroke Foundation. El dinero también se utiliza para animar a los que nos rodean y a nuestro equipo a participar activamente en actividades de ciclismo que ayuden a las organizaciones benéficas locales. ¿Se pregunta cómo puede participar su empresa? Haga clic aquí.
Acerca de Salumatics Inc.
Durante más de 25 años, Salumatics Inc ha estado ofreciendo soluciones tecnológicas confiables y seguras para el almacenamiento físico, la conversión de documentos y los servicios profesionales para empresas y organizaciones. Creemos en soluciones flexibles, seguras e innovadoras adaptadas a las necesidades de nuestros clientes. Desde nuestros inicios, nos hemos comprometido a establecer un alto nivel de innovación, privacidad, seguridad y confidencialidad. Sabemos que nuestros clientes tienen múltiples objetivos de gestión de la información que se imponen por presiones económicas y se ven agravados por las crecientes exigencias legales y reglamentarias, razón por la cual Salumatics pone a disposición de sus clientes sus recursos, conocimientos, experiencia, herramientas y un enfoque innovador para ayudarles a alcanzar sus objetivos.