C'est un fait bien connu que toutes les entreprises et les sociétés, peu importe leur taille, stockent des informations sensibles. Même lorsqu'on passe au stockage électronique des données, de nombreuses entreprises conservent encore des dossiers papier. Qu'il s'agisse des documents des clients, des dossiers des ressources humaines des employés, des registres de paie ou des renseignements sur les cartes de crédit, il est important d'entreposer ces dossiers confidentiels dans un endroit privé et sécuritaire ou de les détruire. Mais pourquoi est-il si important de déchiqueter vos documents confidentiels ?
Voici les quatre principales raisons pour lesquelles les entreprises devraient penser au déchiquetage de documents :
4. Conséquences juridiques
De nombreuses lois régissent les entreprises lorsqu'il s'agit de protéger les renseignements sur les clients et les employés, et c'est pourquoi elles devraient être l'une des principales priorités de toutes les entreprises. De nombreuses lois stipulent explicitement que certaines entreprises doivent faire des efforts raisonnables pour disposer de ces informations. Si elles ne le font pas, les entreprises sont sujettes à de graves responsabilités.
La loi sur la protection des données stipule également que les déchets confidentiels, tels que les dossiers médicaux, les données relatives au salaire ou les coordonnées personnelles, doivent être éliminés légalement et correctement. Ainsi, les entreprises doivent déchiqueter ces documents avant de les jeter.
Une atteinte à la protection des données, la divulgation intentionnelle ou non intentionnelle de renseignements protégés ou privés/confidentiels dans un environnement non fiable, présente un risque juridique pour son entreprise, mais aussi pour sa réputation. Si des renseignements de nature délicate sont donnés à une source non fiable, cela peut nuire à son nom et à sa réputation bien méritée si ces renseignements de nature délicate sont divulgués au public.
Non seulement le déchiquetage de documents est-il conforme à diverses lois, mais il procure également une tranquillité d'esprit aux entreprises qui savent ainsi que les gens ne fouillent pas leurs déchets ou leurs sites d'enfouissement pour trouver des renseignements délicats sur leur entreprise.
3. Espace d'entreposage physique limité
C'est un simple fait que le papier prend beaucoup plus de place que les fichiers numériques. Non seulement les liasses de dossiers présentent un danger potentiel, mais elles nécessitent également de grands classeurs encombrants pour les ranger. En passant aux fichiers numériques, les entreprises peuvent économiser de l'espace en se débarrassant de leur paperasse tout en rendant leur environnement de travail plus efficace. Les entreprises qui ont des documents anciens et dont elles n'ont plus besoin devraient également penser à jeter leurs fichiers, même si elles ne veulent pas penser à la conversion de documents. Une élimination appropriée des dossiers peut permettre d'économiser de l'espace dans un bureau, de libérer de l'espace sur le bureau et de rendre un lieu de travail plus propre. Sans parler du papier empilé autour du bureau, c'est le combustible parfait pour un incendie. Ainsi, plutôt que d'attendre une catastrophe potentielle, le déchiquetage de documents peut assurer la sécurité d'une entreprise.
2. Un environnement plus vert
En termes simples, le déchiquetage de documents a un impact positif sur l'environnement. Comment ? Plutôt que de jeter les papiers à la poubelle où ils resteront longtemps, les entreprises peuvent contribuer à rendre le monde un peu plus vert en recyclant le papier pour conserver les ressources naturelles, économiser l'énergie, réduire les émissions de gaz à effet de serre et garder les décharges libres pour les autres types de déchets qui ne peuvent être recyclés. Les entreprises peuvent mettre en valeur leurs références écologiques en recyclant du papier pour montrer à leurs clients et à leurs concurrents qu'elles se soucient de l'environnement. Les documents déchiquetés peuvent être livrés à un point de recyclage ou collectés par une entreprise qui fournit des services de déchiquetage de documents, comme Salumatics.
1. Vol d'information et confidentialité
Selon un article récent écrit par MSN, le vol d'identité touche 11 millions de personnes par an, pour un coût de 54 milliards de dollars.
Une entreprise possède des renseignements importants sur ses clients, ses clients et ses employés, comme les numéros de carte de crédit, les adresses, les coordonnées, le salaire et d'autres données, ce qui en fait une cible facile pour le vol d'identité. Lorsque de tels renseignements tombent entre les mains d'une source non fiable, ils peuvent délibérément utiliser l'identité d'une autre personne pour obtenir un avantage financier ou obtenir un crédit ou d'autres avantages au nom de cette personne ; c'est du vol d'identité.
Le vol d'identité devient un crime de plus en plus courant, les criminels fouillant dans les poubelles pour extraire des renseignements personnels sur d'autres personnes. C'est pourquoi il est crucial pour les entreprises de jeter correctement les documents, car il est plus facile pour les criminels d'attaquer ces endroits. Une entreprise est un acteur crucial dans la minimisation de ces statistiques en se débarrassant en toute sécurité de ses documents confidentiels.
Notre nouveau programme We-Cycle offre aux entreprises locales des options de déchiquetage de documents rentables et sécuritaires. Nous subventionnons le coût de la destruction sécurisée des documents parce que nous sommes passionnés par l'environnement et notre communauté locale. En retour, nous recueillons des fonds pour des organismes de bienfaisance dans le domaine de la santé, dont la Health and Stroke Foundation. L'argent est également utilisé pour encourager les gens autour de nous et notre équipe à participer activement à des activités cyclistes qui aident les organismes de bienfaisance locaux. Vous vous demandez comment votre entreprise peut s'impliquer ? Cliquez ici.
À propos de Salumatics Inc.
Depuis plus de 25 ans, Salumatics Inc. offre des solutions technologiques fiables et sécuritaires pour le stockage physique, la conversion de documents et les services professionnels aux entreprises et organisations. Nous croyons en des solutions flexibles, sûres et innovantes, adaptées aux besoins de nos clients. Depuis notre création, nous nous sommes engagés à établir des normes élevées en matière d'innovation, de protection des renseignements personnels, de sécurité et de confidentialité. Nous savons que nos clients ont de multiples objectifs de gestion de l'information qui sont imposés par les pressions économiques et aggravés par les exigences légales et réglementaires croissantes, c'est pourquoi Salumatics fournit nos ressources, connaissances, expérience, outils et approche novatrice pour aider nos clients à atteindre leurs objectifs.