La digitalización de documentos implica la conversión de documentos en papel en imágenes digitales. Las empresas están cambiando a la gestión de documentos electrónicos como una forma de reducir costes, aumentar la productividad y mejorar el acceso a la información.
Para que una empresa o corporación pueda escanear en su propia casa, necesita escáneres, software y un sistema de gestión organizado. También tendrían que capacitar o contratar personal para gestionar el sistema digital y asignar tiempo para el proceso. Por otro lado, las empresas pueden contratar a una empresa de digitalización y gestión de documentos para llevar a cabo su proyecto de digitalización. Las empresas de gestión de documentos asumen todos los costes, riesgos y responsabilidades, a la vez que comparten su experiencia para que una empresa pueda cumplir con sus objetivos necesarios. El empleado de gestión de documentos recibe formación sobre los requisitos de privacidad y seguridad, y se somete a un control de seguridad y de antecedentes penales previo al empleo.
Aunque las empresas no escaneen todos los documentos, deben pensar en iniciar su proyecto de digitalización. Los expertos escanearán e indexarán todos los documentos que se les entreguen mientras los organizan en una base de datos segura y con capacidad de búsqueda.
Las empresas pueden incluso mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia con el escaneo de documentos. ¿Cómo?
El escaneo de documentos reduce los costos de almacenamiento y proporciona una mayor eficiencia en el trabajo. En lugar de almacenar sus documentos en grandes y voluminosos archivadores, las empresas pueden cambiar a métodos más digitales para buscar fácilmente los documentos necesarios. No hay que olvidar que los archivadores ocupan mucho espacio, que puede ser utilizado para productos más rentables.
El escaneo de documentos también permite una mayor colaboración de los empleados y una mejora del tiempo de respuesta de los clientes al acceder y compartir rápidamente los documentos de forma electrónica. Los equipos de negocio pueden acceder a cualquier documento o trabajar en cualquier proyecto en todas las áreas geográficas. Estos archivos pueden ser accedidos, modificados y subidos por todos en la oficina. Esto también ayuda al medio ambiente, ya que las empresas utilizan menos papel y tinta, lo que disminuye su huella de carbono.
Las empresas también tienen un mayor control sobre su información privada cuando deciden pasar al escaneo de documentos, ya que los documentos electrónicos son más fáciles de proteger. Los propietarios pueden cambiar fácilmente la configuración de seguridad para permitir que ciertos empleados vean o cambien un documento. Los propietarios también pueden hacer un seguimiento de qué empleado ve ese documento.
El mantenimiento de los archivos electrónicos tiene una gran ventaja en cualquier catástrofe. Dado que estos archivos no pueden ser destruidos en un incendio o una inundación, los archivos digitales pueden ser utilizados como copia de seguridad de los registros en papel.
Hay muchas más formas en que el escaneo de documentos puede mejorar la eficiencia y la productividad de todas las empresas. Salumatics entiende que la información es el núcleo de toda empresa. Por eso nuestro equipo ofrece soluciones de transformación de datos y experiencia que permiten a las grandes empresas y a las locales acceder y gestionar de forma segura su valiosa información.
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