Une solution de gestion de documents numériques permet aux organisations de réduire ou d'éliminer plusieurs de leurs dépenses courantes. Ces dépenses sont généralement liées à la création, à l'utilisation et au stockage d'une série de documents d'entreprise. Grâce à la numérisation, vous pouvez maintenant réduire ces coûts.
Voici un certain nombre de coûts qui seront éliminés une fois que votre entreprise aura décidé de passer au numérique.
Stockage de documents
Les dépenses liées à une salle de classement, à un espace d'entreposage, à des classeurs et à des étagères peuvent rapidement s'accumuler.
Création de documents
Les dépenses pour le papier, les frais de port, les fournitures d'expédition et les frais d'impression.
Traitement des documents
L'acheminement manuel de documents papier au sein d'une organisation peut être coûteux. Par exemple, le fait de devoir constamment maintenir les fichiers et de devoir payer pour un service postal ou de messagerie peut s'additionner.
Temps de l'employé
L'archivage de documents peut être une tâche longue et fastidieuse. En ayant une solution de gestion de documents numériques en place, vos employés deviennent plus productifs avec leur temps.
Selon DocStarLa migration des dossiers de l'entreprise vers un système électronique a permis aux RH de stocker et de gérer efficacement les dossiers des employés. En tant que service juridique réputé, l'entreprise a réussi à terminer avec des économies annuelles de 65 820 $.
À mesure que le volume de données augmente, le coût de la gestion de ces augmente également. Comme nous l'avons déjà mentionné, les coûts d'impression et d'entreposage peuvent être dans les milliers pour les organisations. Avec des systèmes de gestion de documents en les équipes peuvent travailler en collaboration à partir de n'importe quel endroit. Avec l'aide de stockage centralisé, les fichiers ne sont pas égarés et les employés ne perdent pas de temps en récupérant de vieux dossiers dans des armoires ou des étagères. La transformation numérique est complète et holistique. La numérisation couvre un très grand nombre de processus, d'interactions, de transactions, d'évolutions technologiques, de changements, de facteurs internes et externes, d'industries, etc.
Alors que peux-tu faire avec un peu d'argent supplémentaire ? Vous pouvez maintenant investir dans l'embauche d'un nouvel employé, l'augmentation de votre portée de vente ou l'achat d'une meilleure technologie. Dans un esprit de progrès et d'innovation constants, tous les avantages d'une transformation numérique sont à portée de main. Assurez-vous simplement de relever les défis au fur et à mesure qu'ils se présentent et faites de votre mieux pour vous préparer à l'avance. Chez Salumatics, nous sommes des experts en matière de transformation numérique des affaires. Comptez sur nos connaissances pour accéder et gérer vos informations en toute sécurité, où que vous soyez.